Записи

Систематизація і автоматизація: як компанія привела до ладу управлінський облік

В данный статті Ви дізнаєтесь проісторію однієї компании. Як проводилась систематизація і автоматизація бізнесу по продажах дверей.

Підприємець Руслан Шаріпов розвиває франчайзингову мережу – у його компанії «Хороші двері» крім власного магазину є представництва в ряді міст. Руслан і його партнери прагнуть до того, щоб поліпшити управлінський облік і мати чітке уявлення про справи компанії. Про те, як цього досягнути, і чому вибране одного разу IT-рішення час від часу потрібно поліпшувати, розповів Руслан Шаріпов.

Як ми вибирали IT-рішення

Коли я відкрив свій магазин, то мені взагалі було не до управлінського обліку. Коли сам відкриваєш бізнес, то це дуже важко. Однією рукою ти підлогу миєш, іншою рукою продаєш і рахуєш гроші. Я тоді просто складав усі отримані гроші в коробку, а вже потім, після закінчення робочого дня, вже розбирався, від кого скільки грошей надійшло, скільки я повинен заплатити постачальникам, скільки заплатити за оренду і т.д.

Потім я перейшов на Excel. Навіть найняв спеціальну людину, він вводив всю інформацію в базу. Але це все одно було незручно – не видно як рухаються гроші, немає складського обліку.

Тоді я став дивитися різні рішення, яке допомогли б з урахуванням. Вибрав «Управління невеликою фірмою» (далі – «УНФ»). Для мене, початківця підприємця, було важливо, що це рішення знаходиться в хмарі. Можна приїхати в будь-яке місто, відкрити ноутбук, і ось тобі вся база. Таким чином можна працювати і бачити всю необхідну інформацію про свою компанію. Це зручно і для моїх нинішніх партнерів – зараз ми використовуємо для роботи одну базу.

Плюс хмарних рішень ще й в безпеці. Нашій базі нічого не загрожує (ні хакер, ні пожежа). При виникненні будь-якої потенційно небезпечної ситуації, я можу зателефонувати в техпідтримку і заблокувати свій акаунт.

Як проходило впровадження

Коли я зупинив свій вибір на програмі «Управління невеликою фірмою», став шукати компанію, яка б могла впровадити програмне рішення в моєму бізнесу. Бюджет був настільки невеликий, що вистачало тільки для роботи с програмістами-фрілансерами. Співпрацю з нормальною компанією ми тоді не могли собі дозволити.

В цей самий час до мене прийшов юрист, який нещодавно закінчив ВНЗ і не мав досвіду. Він попросив дати йому якусь роботу з мінімальною оплатою. Так ми з ним стали самостійно займатися впровадженням, тому що хороших спеціалістів по впровадженню ми так і не змогли знайти. Час від часу ми домовлялися про роботу з яким-небудь фрілансером. Тиснули руки, він обіцяв у вихідні приступити до роботи, а потім зникав або нічого не робив. Тому ми змушені були робити все самі.

Спочатку довго боялися – з чого почати? Потім відкрили програму і стали вивчати інструкцію. Це виявилося не так складно, як нам здавалося – все було логічно. Спочатку ми ввели товарні залишки, потім номенклатуру, потім стали впроваджувати планування для співробітників.

На це у нас пішло близько двох місяців. Якщо ми чогось не розуміли, то дзвонили в техпідтримку компанії, яка продала нам «УНФ» і просили допомогти. З програмою ми самі розібралися, але якісь речі все одно не змогли налаштувати.

Коли ми стали вчити співробітників роботі в програмі, то зрозуміли що вони не хотіли розбиратися в програмі і саботували перехід на нове рішення. До цього ми використовували CRM-систему. У ній було легко працювати: треба було просто ввести найменування товару. База «УНФ» трохи складніше, тому що вона відразу вимагає оформлення всіх документів.

Я багато часу витрачав на розмови з персоналом, пояснював, чому нам важливо використовувати «Управління невеликою фірмою», і показував, як в цій програмі все влаштовано. Добре, що тоді у нас було не так багато співробітників – всього кілька чоловік. Зараз я знаю, що необхідно писати докладні інструкції для персоналу. Так буде простіше і їм, і власнику.

Потім я пояснював франчайзі, що працювати в «УНФ» теж в його ж інтересах. Він буде бачити інформацію про гроші в своїй компанії і зможе планувати бізнес.

Які проблеми вдалося вирішити

Нам було важливо впровадити планування за один-два місяці. Я хотів розуміти, які витрати будуть у мене в цей час, щоб уникнути касових розривів. Адже нам по кожній угоді потрібно закупити той чи інший матеріал. Тепер дивишся платіжний календар і бачиш, які витрати будуть через тиждень, місяць і далі, які отримаєш доходи. Ця інформація допомагає контролювати бізнес. До цього у мене траплялися касові розриви, після повного впровадження такі проблеми зникли.

Ми створили в базі «1С:Підприємство» систему мотивації. Це щось типу віджета, який дозволяє менеджерам з продажу бачити свою зарплату. Вона розраховується відразу після завершення угод. Систему мотивації вбудували програмісти, не вносячи змін в базову версію продукту.

Коли ми стали використовувати «УНФ» в одному із філії, то до мене прийшло розуміння. У керівника має бути звіт в умовні три рядки, але тільки правильні три рядки. Для цього іноді необхідно виконати велику роботу і витратити на неї багато часу. Але це необхідно: від отриманої інформації може залежати прийняття абсолютно різних управлінських рішень.

Навіщо треба було «Впровадження 2.0»

У процесі роботи з програмою « УНФ» ми стали думати, як поліпшити ті або інші моменти в програмі. Наприклад, як правильно розподілити статті витрат або як правильно рахувати прибутки. Адже ми самі налаштовували все в програмі, тому дещо зробити не змогли.

Наприклад, ми так і не розібралися з обмеженням користувачів в правах. Грубо кажучи, брали на роботу нового менеджера і просили його не заходити до тих чи інших розділів в програмі. Були випадки, коли новачок випадково перейменовував угоду, а ми потім не могли знайти її в нашій базі. Зараз ми розмежували права, і таких помилок більше не виникало.

У нас не існувало стандартів для введення номенклатури. Тому було так, що спочатку одну і ту ж позицію ввели з однією назвою, а потім з іншою. Таким чином в базі з’являлася плутанина. Наприклад, спочатку менеджер ввів «Лілія дніпровські двері», а потім менеджер інший вводив – «Дніпровські двері Лілія». Що виходило? У звітах з продажу у нас замість однієї моделі двері фігурували дві різні. Це ускладнює, зокрема, визначення товарів, які найкраще продавались.

У минулому році ми знайшли одну компанію, яку найняли для «Впровадження 2.0». Нам потрібно було заново ввести всю номенклатуру, але вже без помилок, і вже потім перенести свою базу. Знайти хорошу компанію в нашому місті не вийшло, тому звернулися до компанії з другої області. Я стільки часу витратив на те, щоб знайти надійних виконавців тут, що в якийсь момент у мене вже руки опустилися. Спілкувався з великими компаніями, але вони довго думали над нашим технічним завданням.

Найважче в нашому ТЗ – введення номенклатури. Вона у нас складна. Наприклад, є дверне полотно «Лілія». У нього кілька розмірів, кольорів і варіантів використання скла. Асортимент дуже великий, і його складно ввести в базу. Тільки на це у нашого підрядника пішло 2 місяці.

Потім ми переносили базу. Вивантажували в таблицю Excel всіх наших постачальників. Я переглядав ці списки. Тих постачальників, з якими ми більше не працюємо, видаляли, у всіх перевіряли актуальність реквізитів. Потім те ж саме – з клієнтами. Видаляли з бази тих, у кого не було номера телефону, додавали по батькові, телефонуючи людей. У новій базі ми нещодавно починали працювати.

Тепер ми так налаштували права, що вносити в номенклатуру нові позиції може тільки один співробітник. Думаю, що це допоможе нам уникнути помилок і дублювання одних і тих же позицій з різними назвами.

«Впровадження 2.0» коштувало нам кругленьку суму. Але я вважаю що це інвестиція в розвиток свого бізнесу.

Зараз я налаштував все потрібні мені звіти в тому вигляді, в якому хочу їх бачити. Якщо, щось нове потрібно ввести в роботу моєї компанії, то спочатку я впроваджую це на в одній із філій, а потім масштабую це на франчайзі. Це дасть їм розуміння того, що відбувається з фінансами в їхніх компаніях. Вони зможуть набагато раніше приймати правильні управлінські рішення.

Бізнес – дуже важка праця, хто б там що не говорив. Я вважаю, що одна з причин, по якій молоді компанії закриваються в наступні 7 років після відкриття, пов’язана з втомою її власника. І вихід з цієї ситуації один – все систематизувати й автоматизувати. Інакше сама по собі компанія ефективно працювати не буде.

Записаться на семінар
Читайте Также
ВСІ ПУБЛІКАЦІЇ
Дякуємо за звернення!
Ми звяжемось з Вами найближчим часом.