Електронний документообіг (ЕДО). Основні кроки з впровадження на підприємстві

Електронний документообіг (ЕДО) на сьогодні фактично є безальтернативним рішенням для підвищення ефективності роботи з документацією як комерційних підприємств, так і бюджетних організацій. Впровадження ЕДО на підприємстві дозволяє зменшити витрати на друк та зберігання документів, прискорити обробку інформації та покращити контроль над документообігом. У цій статті ми розглянемо основні кроки з впровадження ЕДО на підприємстві.

Аналіз поточних бізнес-процесів

Першим кроком є детальний аналіз поточних бізнес-процесів та визначення областей, де впровадження ЕДО буде найбільш ефективним. Необхідно визначити, які документи та процеси можна автоматизувати, а також оцінити поточні витрати на обробку документів. Це допоможе визначити пріоритети та розробити план впровадження.

Вибір програмного забезпечення для впровадження електронного документообігу

Наступним кроком є вибір відповідного програмного забезпечення для впровадження ЕДО. На ринку представлено багато рішень, кожне з яких має свої особливості та переваги. Важливо вибрати систему електронного документообігу, яка відповідає потребам вашого підприємства, має необхідні функції та інтегрується з іншими використовуваними системами. За нашою статистикою більше 70% компаній в Україні обирають програмне рішення BAS Документообіг КОРП для України як доступну за ціною, адаптовану під вітчизняне законодавство, просту але багатофункціональну систему.

Підготовка інфраструктури

Для успішного впровадження ЕДО необхідно підготувати відповідну інфраструктуру. Це включає в себе налаштування серверів, мережі, а також забезпечення безпеки даних. Важливо врахувати вимоги до зберігання та обробки електронних документів, а також забезпечити їх захист від несанкціонованого доступу. Цей процес можна спроситити та здешевити обравши хмарне рішення сервісу для автоматизації документообігу.

Навчання співробітників

Один з ключових кроків у впровадженні ЕДО — це навчання співробітників. Важливо, щоб всі працівники, які будуть працювати з електронними документами, розуміли, як користуватися новою системою. Це може включати проведення тренінгів, семінарів та розробку інструкцій. Часто компанії, які займаються впровадженням надають такий комплекс послуг, включаючи безкоштовні семінари та вебінари.

Пілотне впровадження

Перед повномасштабним впровадженням ЕДО рекомендується провести запуск пілотного проекту. Це дозволить виявити та виправити потенційні проблеми, а також оцінити ефективність нової системи. Пілотне впровадження може бути проведено в одному з підрозділів або на окремих бізнес-процесах.

Повномасштабне впровадження

Після успішного завершення пілотного проекту можна переходити до повномасштабного впровадження ЕДО. Важливо, щоб цей процес був ретельно спланований та координований. Необхідно забезпечити безперебійну роботу системи та мінімізувати вплив на поточні бізнес-процеси. Проект можна впроваджувати самостійно силами фахівців підприємства, але для складних та масштабних проектів рекомендуємо звертатися до досвідчених компаній з впровадження рішень автоматизації, один із яких є Софтінформ.

Моніторинг та оптимізація

Після впровадження ЕДО важливо регулярно моніторити роботу системи та аналізувати її ефективність. Це дозволить виявити та виправити потенційні проблеми, а також внести необхідні корективи для покращення роботи системи. Регулярний моніторинг допоможе забезпечити стабільну та ефективну роботу ЕДО.

Порядок впровадження електронного документообігу на підприємстві

Впровадження внутрішнього електронного документообігу пов'язано не тільки зі зручністю роботи, а також із безпековими факторами обробки та обміну електронними документами. Відповідно процедура впровадження має бути ініційована керівництвом та закріплена відповідним наказом.

 Ось основні елементи, які слід включити до наказу з впровадження електронного документообігу:

1. Вступна частина

• Назва підприємства.
• Дата і номер наказу.
• Підстава для видання наказу (наприклад, зміни в законодавстві або внутрішні потреби).

2. Мета впровадження

Визначення мети переходу на електронний документообіг, наприклад, підвищення ефективності, зменшення паперових витрат, поліпшення контролю за документами.

3. Обов'язки відповідальних осіб

• Призначення відповідальних осіб за впровадження та контроль за виконанням наказу.
• Вказівка на необхідність навчання працівників, які працюватимуть з електронними документами.

4. Використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП)

Зазначення, що всі електронні документи повинні підписуватися за допомогою КЕП.

5. Контроль за виконанням

Вказівка на особу, відповідальну за контроль за виконанням наказу.

6. Термін дії наказу

Визначення терміну дії наказу або умови його перегляду.

Приклад наказу з впровадження електронного документообігу на підприємстві

Цей шаблон можна адаптувати відповідно до специфіки вашого підприємства. Для детальнішої інформації та прикладів наказів можна звернутися до документів, що регламентують електронний документообіг в Україні.

Також можна укласти угоду про впровадження ЕДО, яка регулює обмін документами в електронній формі:

Впровадження електронного документообігу на підприємстві — це складний, але потрібний процес. Він дозволяє оптимізувати бізнес-процеси, зменшити витрати та підвищити ефективність роботи. Успішне впровадження ЕДО вимагає ретельного планування, вибору відповідного програмного забезпечення, підготовки інфраструктури, навчання співробітників та регулярного моніторингу. Завдяки цим крокам підприємство зможе отримати максимальну вигоду від використання електронного документообігу.