Электронный документооборот (ЭДО). Основные шаги по внедрению на предприятии

Электронный документооборот (ЭДО) сегодня фактически является безальтернативным решением и повышением эффективности работы с документацией как коммерческих предприятий, так и бюджетных организаций. Внедрение ЭДО на предприятии позволяет уменьшить расходы на печать и хранение документов, ускорить обработку информации и улучшить контроль над документооборотом. В этой статье мы рассмотрим основные шаги по внедрению ЭДО на предприятии.

Анализ текущих бизнес-процессов

Первым шагом является детальный анализ текущих бизнес-процессов и определение областей, где внедрение ЭДО будет наиболее эффективным. Необходимо определить, какие документы и процессы можно автоматизировать, а также оценить текущие затраты на обработку документов. Это поможет определить приоритеты и разработать план внедрения.

Выбор программного обеспечения для внедрения электронного документооборота

Следующим шагом является выбор соответствующего программного обеспечения для внедрения ЭДО. На рынке представлено много решений, каждое из которых имеет свои особенности и преимущества. Важно выбрать систему электронного документооборота, которая соответствует потребностям вашего предприятия, имеет необходимые функции и интегрируется с другими используемыми системами. По нашей статистике более 70% компаний в Украине выбирают программное решение BAS Документообіг КОРП для Украины как доступную по цене, адаптированную под отечественное законодательство, простую но многофункциональную систему.

Подготовка инфраструктуры

Для успешного внедрения ЭДО необходимо подготовить соответствующую инфраструктуру. Это включает в себя настройку серверов, сети, а также обеспечение безопасности данных. Важно учесть требования к хранению и обработке электронных документов, а также обеспечить их защиту от несанкционированного доступа. Этот процесс можно упросить и удешевить выбрав облачное решение сервиса для автоматизации документооборота.

Обучение сотрудников

Один из ключевых шагов во внедрении ЭДО - это обучение сотрудников. Важно, чтобы все работники, которые будут работать с электронными документами, понимали, как пользоваться новой системой. Это может включать проведение тренингов, семинаров и разработку инструкций. Часто компании, которые занимаются внедрением предоставляют такой комплекс услуг, включая бесплатные семинары и вебинары.

Пилотное внедрение

Перед полномасштабным внедрением ЭДО рекомендуется провести запуск пилотного проекта. Это позволит выявить и исправить потенциальные проблемы, а также оценить эффективность новой системы. Пилотное внедрение может быть проведено в одном из подразделений или на отдельных бизнес-процессах.

Полномасштабное внедрение

После успешного завершения пилотного проекта можно переходить к полномасштабному внедрению ЭДО. Важно, чтобы этот процесс был тщательно спланирован и координирован. Необходимо обеспечить бесперебойную работу системы и минимизировать влияние на текущие бизнес-процессы. Проект можно внедрять самостоятельно силами специалистов предприятия, но для сложных и масштабных проектов рекомендуем обращаться к опытным компаниям по внедрению решений автоматизации, одним из которых является Софтинформ.

Мониторинг и оптимизация

После внедрения ЭДО важно регулярно мониторить работу системы и анализировать ее эффективность. Это позволит выявить и исправить потенциальные проблемы, а также внести необходимые коррективы для улучшения работы системы. Регулярный мониторинг поможет обеспечить стабильную и эффективную работу ЭДО.

Порядок внедрения электронного документооборота на предприятии

Внедрение внутреннего электронного документооборота связано не только с удобством работы, а также с факторами безопасности обработки и обмена электронными документами. Соответственно процедура внедрения должна быть инициирована руководством и закреплена соответствующим приказом.

 Вот основные элементы, которые следует включить в приказ по внедрению электронного документооборота:

1. Вступительная часть

• Название предприятия.
• Дата и номер приказа.
• Основание для издания приказа (например, изменения в законодательстве или внутренние потребности).

2. Цель внедрения

Определение цели перехода на электронный документооборот, например, повышение эффективности, уменьшение бумажных расходов, улучшение контроля за документами.

3. Обязанности ответственных лиц

• Назначение ответственных лиц за внедрение и контроль за выполнением приказа.
• Указание на необходимость обучения работников, которые будут работать с электронными документами.

4. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Указание, что все электронные документы должны подписываться с помощью КЭП.

5. Контроль за выполнением

Указание лица, ответственного за контроль за выполнением приказа.

6. Срок действия приказа

Определение срока действия приказа или условия его пересмотра.

Пример приказа по внедрению электронного документооборота на предприятии

Этот шаблон можно адаптировать в соответствии со спецификой вашего предприятия. Для более подробной информации и примеров приказов можно обратиться к документам, регламентирующим электронный документооборот в Украине.

Также можно заключить соглашение о внедрении ЭДО, которое регулирует обмен документами в электронной форме:

Внедрение электронного документооборота на предприятии - это сложный, но нужный процесс. Он позволяет оптимизировать бизнес-процессы, уменьшить расходы и повысить эффективность работы. Успешное внедрение ЭДО требует тщательного планирования, выбора подходящего программного обеспечения, подготовки инфраструктуры, обучения сотрудников и регулярного мониторинга. Благодаря этим шагам предприятие сможет получить максимальную выгоду от использования электронного документооборота.