Електронний документообіг: погляд з різних сторін

Незважаючи на те, що комп'ютерні технології стали невід'ємною частиною діяльності багатьох підприємств, документообіг в багатьох компаніях зберігається в усталеній паперовій формі. Проте, електронний документообіг поступово впроваджується на різних підприємствах - адже переваги автоматизованих технологій все більш і більш очевидні.

Як визначити оптимальну форму діловодства для окремо взятої організації? Для цього достатньо проаналізувати, скільки документів надійшло і було створено за вибраний часовий період. І якщо компанія складається з безлічі підрозділів, між якими налагоджено тісний зв'язок з допомогою різноманітних документів, то автоматизація документообігу стає не просто одним з варіантів вирішення питання, а буквально необхідністю. 

Один із прикладів програмного забезпечення є продукт  - BAS Документообіг КОРП.

Що ж таке - електронний документообіг? Взагалі під документообігом мається на увазі весь спектр дій, пов'язаних з рухом документа, включаючи його створення, затвердження, виконання, реалізацію, архівацію і - в деяких випадках - видалення.

При електронний документообіг документи створюються за допомогою комп'ютерів або мобільних пристроїв, підписуються електронним підписом і обробляються за допомогою комп'ютерного обладнання. Схема руху таких документів і їх обробки складає суть електронного документообігу. Впровадження електронного документообігу може бути здійснено як на невеликих підприємствах, таки і в великих холдингах з розгалуженою структурою і численними філіями.

Переваги електронного документообігу

Електронне діловодство - це прямий шлях до підвищення прозорості бізнес-процесів. Впровадження електронної системи для роботи з документами дозволяє управляти процесами їх створення, отримання, виконання, зберігання. Завдяки специфіці подібних систем керівництво підприємства і керівники підрозділів можуть швидко і зручно відстежувати всі бізнес-процеси організації.

Ще одна важлива перевага електронного документообігу перед паперовим - підвищення відсотка виконання доручень. Згідно зі статистичними даними працівники не виконують більшу частину доручень начальства. Керівники підприємства, на якому запроваджено електронний документообіг, мають можливість стежити за темпом і якістю виконання всіх робочих процесів, а також бачити результат роботи співробітників.

Обробка й виконання документів займає значно менше часу завдяки тому, що електронна документація створюється, шукається, обробляється і розсилається набагато швидше звичайної. Крім того, всілякі зведення, реєстри і звіти складаються в автоматичному режимі. В результаті робота виконується більш якісно і оперативно, що призводить до помітної оптимізації бізнес-процесів.

Система електронного діловодства також підвищує рівень безпеки даних. Адміністратор системи призначає кожному користувачеві доступ до документів в індивідуальному порядку відповідно до його повноважень. Відповідно, він зможе тільки читати, редагувати документи, або буде мати необмежені права щодо створення, зміни і видалення документів. Система веде протоколи всіх дій кожного користувача, що дозволяє відстежити історію і авторів всіх змін.

Питання безпеки займає принципово важливе місце при організації роботи з документами. Небажані дії можуть привести до найгірших наслідків і величезних збитків. Особливо гостро ця проблема стоїть при паперовому діловодстві, коли документ досить легко взяти і віддати третій особі. Електронний документообіг не виключає подібну ситуацію, однак він дозволяє швидко перевірити, хто і коли скористався документами, з якими щось трапилося.

Впровадження електронного документообігу - це також можливість прискорити навчання нових співробітників і оптимізувати запуск нових процесів на підприємстві. Якщо при паперовому діловодстві донесення інформації до кожного співробітника індивідуально займало досить багато часу, то електронні документи дозволяють значно оптимізувати цей процес, і на ознайомлення з інструкціями або правилами йде набагато менше ресурсів.

Варто згадати також і про те, що міжнародні стандарти часто змінюються, і електронний документообіг допомагає адаптуватися до їх змін. Як тільки з'являються нові стандарти, організація, на якій запроваджено електронної діловодство, оперативно змінює шаблони документів і зберігає високий рівень конкурентоспроможності.

Електронний документообіг має на увазі формування єдиного інформаційного простору, в якому працюють всі підрозділи організації. Залучення співробітників в процеси компанії допомагає підвищити загальний рівень корпоративної культури.

Недоліки електронного документообігу

Електронне діловодство має і ряд мінусів. Наприклад, збереження документів в електронному вигляді - це питання, яким варто приділити особливу увагу. Від вірусів і збоїв системи збереження може вберегти система резервування документів.

Ще один важливий фактор - людський. Багатьом людям складно перебудовуватися з звичної системи паперових документів на електронну. Необхідно приділити особливу увагу мотивації і навчання персоналу, оскільки коректний введення даних в систему забезпечує надійність її роботи.

Також слід бути готовим до витрат, пов'язаних з процесом впровадження електронного документообігу. Однак ці витрати швидко окупаються завдяки вигодам нової системи.

Ще один мінус електронного документообігу стає очевидним, коли з'ясовується, що обмін документами в новій формі можливий не з усіма контрагентами, які не входять в єдиний інформаційний простір. У цьому випадку доводиться частково підтримувати і паперовий документообіг.