ERP-система. Що це і для чого вона потрібна?

Багато компаній по мірі зростання бізнесу приходять до розуміння, що їм потрібно якась ERP-система. Якщо в малому бізнесі вдається обійтися без цього інструменту, то середній бізнес з кожним днем активніше користується подібними засобами. Але щоб вибрати ERP-систему, і навіть для того, щоб розуміти, чи потрібно в бізнесі цей продукт і які переваги принесе його використання, важливо правильно розуміти, що це таке.

ERP - це, перш за все, інформаційна система, яка дозволяє зберігати і обробляти більшість критично важливих для роботи компанії даних.

З чого складається ERP-система?

Всі ERP-системи, незалежно від того, хто їх розробник, об'єднує загальна архітектура, яку можна описати таким чином:

• Платформа. Базові можливості і середовище для роботи модулів і компонентів. У код платформи зміни може вносити тільки розробник. Користувачі і фахівці з впровадження не мають доступу до цього програмного коду.
• Управління даними. База даних, в тому числі, зберігання і методи обробки (інтерпретації) даних.
• Модулі. Компоненти, які підключаються до платформи в міру необхідності. Всі вони працюють з єдиною базою даних і застосовують базовий функціонал (в міру необхідності).

Переваги модульної структури ERP

Важливою перевагою ERP-систем є можливість підключати і застосовувати будь-який з модулів (внутрішній або зовнішній) в стислі терміни. Причому, можливості, які таким чином підключаються до ERP, додаються в систему абсолютно «безшовно». В цьому полягає важлива відмінність ERP від інтеграції декількох програмних продуктів між собою або від системи, яка виросла зі спеціалізованої за рахунок численних доробок і надбудов силами власних або запрошених IT-фахівців.

ERP система - це продукт, який спочатку створювався, з одного боку, для масштабованості, а з іншого - для забезпечення максимуму можливостей.

Для чого використовується ERP система?

Впровадження будь-якої ERP-системи дозволяє отримати певні переваги та особливості. Про те, кому і навіщо необхідно впровадження ERP, давайте розберемося докладніше.

Принцип єдиної бази даних: контроль, управління, точність і оперативність

Для розуміння цього принципу давайте уявимо компанію до і після впровадження ERP. Припустимо, організація має власне виробництво. Найімовірніше, облік на виробництві ведеться в таблицях Excel або в спеціалізованій програмі. Складський облік працює у власній обліковій системі, бухгалтерія - в бухгалтерському програмному забезпеченні. Передача даних від підрозділу до підрозділу проводиться у вигляді паперових документів, а іноді навіть в усній формі, після чого вручну вноситься в потрібну систему обліку.

У разі впровадження ERP-системи створюється єдина база даних, в яку збирається вся інформація, яка використовується різними підрозділами. У цьому випадку відсоток помилок значно знижується, так як дані вносяться в систему один раз фахівцем, після чого зчитуються автоматично усіма підрозділами в необхідному для роботи форматі і кодуванні.

Крім того, швидкість передачі даних при застосуванні єдиної бази стає миттєвою.

А тому ERP-система необхідна компаніям, для яких швидкість і точність передачі даних між підрозділами є критичним фактором.

Гнучкість в роботі компанії з урахуванням змін ринку

В умовах середнього бізнесу, де є кілька підрозділів, філій, можливо, своє виробництво, єдина база даних і оперативний обмін даними в умовах мінливих потреб покупців стають критичні. Важливо, щоб вся інформація збиралася в стислі терміни, проводилися своєчасні закупівлі, а також вносилися оперативні зміни в план виробництва і поставок. Тут без єдиної системи із загальною базою даних не обійтися.

Складні бізнес-процеси: інтеграція вже не допомагає

Ще один випадок, коли без ERP-системи не обійтися, це компанії, в яких у міру зростання і розвитку з'являються складні процеси, що вимагають значних обсягів обміну даними. На певному етапі інтеграція між декількома програмними системами стає складною, громіздкою і нерентабельною. ERP система стає вирішенням цієї проблеми.

Що отримує бізнес від впровадження ERP?

ERP - це, перш за все, можливість об'єднати всі бізнес-процеси в одній потужній і зручній системі, а тому переваги рішення можна перераховувати довго. Нижче я виділив лише деякі, які я вважаю найбільш значущими:

• Доступність даних;
• Узгодженість даних;
• Контроль роботи співробітників;
• Значне зниження числа помилок, пов'язаних з людським фактором;
• Готовий набір об'єднаних між собою інструментів.

Значна кількість інструментів, які можуть знадобитися в майбутньому. Практично всі ERP-системи дуже потужні й універсальні. У них є можливості для реалізації величезної кількості процесів. Практично завжди при впровадженні використовується тільки частина цих можливостей. А в міру зростання і розвитку компанії підключаються або докуповуються модулі, що дозволяють впроваджувати нові рішення, підключати до роботи нові підрозділи компанії. І все це - з мінімальними витратами фінансів і часу.

Що важливо знати при виборі ERP системи?

Один з перших питань, які виникають при виборі будь-якого програмного забезпечення - це вибір між Saas або Stand-Alone, тобто оплачувати доступ до системи, яка знаходиться в «хмарах» або купувати «коробкове рішення». Детально про цей вибір я розповідав в статті Що таке CRM-системи і як їх правильно вибирати?

У разі ERP-систем існує такий самий вибір, як і при впровадженні CRM-систем. Ви також можете звернути увагу на SAAS-рішення або купити і впровадити "коробку". Але є один нюанс, який дуже важливо враховувати. Справа в тому, що ERP-систем сама по собі велика, що включає велику кількість можливостей. Фактично, в ній поєднуються всі дані про роботу компанії. І в разі застосування "хмари" буде вкрай складно змінити сервіс, якщо в цьому виникне необхідність. На відміну від CRM-систем, які дуже популярні як раз в варіанті SAAS, масив даних в ERP об'ємний і громіздкий, і в разі переходу з одного програмного продукту на інший, виникає питання, що з ними робити.

А тому має сенс орієнтуватися на покупку програмного продукту «в коробці» і подальшу його установку на власних або орендованих серверах. Отже, на що потрібно в першу чергу звертати увагу:

• Вибір команди або фахівця з впровадження. Якщо деякі програмні продукти, наприклад, CRM-системи для невеликої компанії, при великому бажанні реально впровадити навіть без фахівця або з його мінімальною участю, то ERP-система без досвідченого фахівця залишиться черговою «незатребуваною коробкою». Складність програмних продуктів цього сімейства обумовлена ​​складністю завдань, які перед ними ставляться. Єдина база даних, інтеграція з іншими програмами, багато інших нюансів роботи неможливо налаштувати без участі фахівця.
• ERP система це не ключ від усіх дверей і не швейцарський ніж. Так само як і інші системи вони можуть мати специфіку, і галузеву приналежність. Тобто якщо у ви займаєтеся продажем, а не виробництвом, то ERP вам слід брати насамперед для продажу. Теж саме стосується модулів.
• Розуміння бізнес-процесів. Дуже важливо, щоб фахівець з впровадження глибоко розумів не тільки особливості програмного продукту, але також мав досить широкий перелік знань в сфері бізнесу, так як для налаштування роботи бухгалтерії необхідне розуміння того, як і з чим працює бухгалтер. Для впровадження ERP на складі потрібні знання складського обліку. А тому тут особливо важливий рівень знань і розуміння бізнес-процесів компанії керівником проекту, який буде ставити перед технічними фахівцями завдання і контролювати їх виконання.
• Бюджет. ERP-система як програмний продукт коштує порівняно дорого, незалежно від розробника. Але ж для успішного впровадження потрібно співробітництво з досвідченими фахівцями. І якщо бюджету вистачає тільки на оплату програми, то в результаті «коробка» виявляється незатребуваною, тобто компанія даремно витрачає значну суму. Розраховуйте свої можливості заздалегідь.

Які недоліки ERP-систем?

Недоліки цього типу програмних продуктів є наслідком їх переваг. Єдина база даних і єдина система породжують значну кількість зв'язків, високу складність самої системи і високі вимоги до апаратної (серверної) частини. А тому для організації роботи ERP-системи необхідно потужне обладнання, що тягне за собою відповідні витрати.

Ще одна проблема, яка дуже часто виникає при впровадженні ERP-системи, це забезпечення безпеки даних. Так як в системі працюють всі підрозділи і співробітники компанії, то і права доступу необхідно налаштувати для кожного свої. І якщо при використанні окремих спеціалізованих програм зазвичай потрібно створити кілька рівнів доступу (рядовий співробітник, начальник підрозділу, керівник), то система прав доступу в ERP виходить складною. Тут потрібно налаштувати і доступ до модулів для різних підрозділів, і всередині кожного відділу налаштувати ієрархію. Настільки складна настройка часто призводить до помилок і вимагає додаткового часу на тестування і налагодження.

Крім того, застосування єдиної системи з єдиною базою даних при всіх своїх перевагах також містить в собі певну проблему. Якщо з тієї чи іншої причини перестає працювати ERP-система (відключається електрика або виникають інші проблеми на сервері), зупиняється робота всієї компанії. А тому необхідно особливо уважно поставитися до забезпечення надійності роботи серверної частини і своєчасному технічному обслуговуванню.

Також ERP-системі притаманні недоліки, які характерні для всіх складних систем, а саме - високий рівень входження і, відповідно, високий рівень витрат на впровадження.