Які проблеми підприємства зможе вирішити "BAS ERP"?
Які проблеми підприємства зможе вирішити "BAS ERP"? Таке питання ми чуємо від керівників великих підприємств, які вперше чують про систему ERP.
Припустимо, що наше підприємство називається ТОВ «Добро», основним видом діяльності якого є виробництво металовиробів.
У роботі підприємства є ряд «важких місць»:
- Істотна частина управлінських рішень приймається миттєво в «ручному» режимі, без розуміння того, до чого це призведе в майбутньому.
- Більшість управлінських рішень є наслідком «авторитету» ініціатора, вони часто різняться і суперечать один одному.
- Управління ведеться в «посмертному» режимі, коли можна лише констатувати те, що трапилося і постаратися уникнути схожих негативних подій в майбутньому.
- Відсутня стратегія подальшого розвитку підприємства.
- Керівники підрозділів не мають адекватної мотивації, їх робота не прив'язана до результату.
- Витрати погано співвідносяться з його доходами.
- Велика частка термінових платежів, що вимагає залучення позикових коштів, для усунення касових розривів.
- Існує великий обсяг ручної роботи фахівців фінансового департаменту та планово-економічного відділу з контролю поточних закупівель і платежів та підготовці звітів для керівництва підприємства.
- Підприємству важко отримати зовнішні інвестиції з-за того, що процес підготовки необхідної звітності регулярно затягується і дані звітів не завжди вірні.
Ось приблизний перелік проблем, для роботи з якими призначені підсистеми планування, бюджетування та контролінгу «BAS ERP».
Якщо поглянути на можливості «BAS ERP» не вдаючись у деталі, то механізми планування та контролю програми виглядають наступним чином:
- Є фіксований набір планів - план продажів, план виробництва / збірки, план закупівель. Плани заповнюються користувачами вручну або автоматично, на основі вироблених налаштувань. Плани мають жорстко задану структуру інформації, що зберігається. Плани можуть взаємодіяти один з одним (наприклад, план продажів може служити підставою для плану виробництва, а план виробництва використовуватися в закупівлях).
- Плани можуть служити підставою для документів продажів / виробництва / закупівель.
- Плани можна використовувати для аналізу досягнутих результатів та відповідної мотивації співробітників.
- На додаток до планів можна створити необмежену кількість бюджетів. Бюджет відрізняється від плану тим, що він більшою мірою відноситься до фінансового управління підприємством в цілому, а не тільки до оперативного планування окремих видів товарних потоків / оплати.
- На підставі бюджетів можуть бути задані ліміти витрачання грошових коштів підприємства.
- Також як і плани, бюджети можуть використовуватися для аналізу поточної діяльності (ми задали стратегію, а тепер стежимо за її виконанням).
- Документи планів і бюджетів в процесі підготовки можуть узгоджуватися відповідальними особами організації. Узгодження може вестися як засобами «BAS ERP» (для простих варіантів узгодження), так і за допомогою конфігурації «BAS Документообіг» (для маршрутів узгодження будь-якого ступеня складності).
- Поряд з планами і бюджетами в програмі можна визначити набір цільових показників (KPI) для відповідальних осіб організації.
- Цільові показники дозволяють перейти від загальної стратегії (планів і бюджетів) до мотивації конкретного співробітника так, щоб пов'язати його роботу з роботою інших людей і в результаті отримати той результат, який позначений в стратегії
Це опис поки не відображає можливостей застосування цих механізмів програми на практиці. У читача можуть виникнути питання, наприклад: «Коли потрібно використовувати плани, а коли бюджети? Чи можна відмовитися від бюджетування і використовувати тільки цільові показники / плани? » і т.п.
Нижче наведено ряд рекомендацій, які засновані на застосуванні програми в проектах автоматизації. Рекомендації в достатній мірі суб'єктивні (ви можете задіяти програму і по-іншому), але дозволять перейти від сухої теорії до практики.
Механізми планування зручно використовувати для кількісного планування потоків товарів і робіт. Наприклад, якщо необхідний якийсь документ-стратегія в якості підстави для заповнення документів виробництва / закупівель, то використовується підсистема планування.
Механізми бюджетування використовуються для формування фінансових планів підприємства.
Можна рекомендувати таку методику роботи з програмою:
- Профільні служби підприємства формують план продажів в натуральних показниках - в кількості (обсязі) номенклатури.
- На підставі плану продажів формується план закупівель - теж в натуральних показниках.
- Плани продажів і закупівель переносяться до відповідних бюджетів продажів і закупівель, дані планів укрупнюються (до видів номенклатури / видів діяльності і т.п.) і використовуються фін. відділом для створення майстер бюджетів підприємства - бюджету доходів і витрат, бюджету руху грошових коштів, прогнозного балансу.
- Інформація з бюджетів використовується для визначення лімітів платежів. Ліміти, в свою чергу, використовуються для оперативного управління закупівлями.
Тобто, у нас є спеціалізований план для спеціалізованих потреб (продажу / закупівлі), у нас є бюджети будь-якої необхідної форми, у нас є ліміти - інструмент обмеження витрат, пов'язаний з планом і бюджетами.
Плюсом такого підходу є зонування - кожна служба відповідає за ті плани, які відносяться до її зоні відповідальності, і працює з тією деталізацією інформації, яка їй необхідна.
Крім того плани, на відміну від бюджетів, вже мають потрібну спеціалізацію - тут є досить зручні інструменти для заповнення планів на підставі історичних даних, зручно заповнювати плани на підставі один одного і т.п.
Бюджетування і планування завжди мають певну періодичність, з-за цього аналіз їх виконання характеризується певною «посмертністю»: ми закрили черговий звітний період і тепер можемо порівняти фактичні результати нашої діяльності з плановими величинами.
Але що робити, якщо ми хочемо контролювати ситуацію «on-line», бачити поточний відсоток виконання плану, тренд на кінець періоду?
Тут допоможе моніторинг цільових показників.
Цей функціонал програми дозволяє задати набір якихось «індикаторів» поточного стану справ (KPI), з їх допомогою ви можете:
- Контролювати виконання планів on-line,
- Аналізувати динаміку (порівнювати поточні значення KPI зі значеннями минулих періодів),
- Аналізувати тренд - що ми отримаємо на кінець періоду при поточній інтенсивності робіт.
Інформація про KPI може виводитися як в табличному, так і в графічному вигляді (діаграми, графіки). Дані KPI можуть бути відразу розшифровані відповідними оперативними звітами (наприклад, з KPI «Продажі» можна відразу перейти до звіту по реалізації).
Підсистема моніторингу цільових показників призначена для реалізації в програмі широко відомою методикою менеджменту «Система збалансованих показників (BSC)».
Такий підхід дозволяє перейти від глобальних планів / бюджетів до конкретних завдань кожного відповідального особи - що він повинен робити, в якому обсязі для того, щоб підприємство досягло стратегічних цілей.