Автор: s1n4rm

В данный статті Ви дізнаєтесь проісторію однієї компании. Як проводилась систематизація і автоматизація бізнесу по продажах дверей.

Підприємець Руслан Шаріпов розвиває франчайзингову мережу – у його компанії «Хороші двері» крім власного магазину є представництва в ряді міст. Руслан і його партнери прагнуть до того, щоб поліпшити управлінський облік і мати чітке уявлення про справи компанії. Про те, як цього досягнути, і чому вибране одного разу IT-рішення час від часу потрібно поліпшувати, розповів Руслан Шаріпов.

Як ми вибирали IT-рішення

Коли я відкрив свій магазин, то мені взагалі було не до управлінського обліку. Коли сам відкриваєш бізнес, то це дуже важко. Однією рукою ти підлогу миєш, іншою рукою продаєш і рахуєш гроші. Я тоді просто складав усі отримані гроші в коробку, а вже потім, після закінчення робочого дня, вже розбирався, від кого скільки грошей надійшло, скільки я повинен заплатити постачальникам, скільки заплатити за оренду і т.д.

Потім я перейшов на Excel. Навіть найняв спеціальну людину, він вводив всю інформацію в базу. Але це все одно було незручно – не видно як рухаються гроші, немає складського обліку.

Тоді я став дивитися різні рішення, яке допомогли б з урахуванням. Вибрав «Управління невеликою фірмою» (далі – «УНФ»). Для мене, початківця підприємця, було важливо, що це рішення знаходиться в хмарі. Можна приїхати в будь-яке місто, відкрити ноутбук, і ось тобі вся база. Таким чином можна працювати і бачити всю необхідну інформацію про свою компанію. Це зручно і для моїх нинішніх партнерів – зараз ми використовуємо для роботи одну базу.

Плюс хмарних рішень ще й в безпеці. Нашій базі нічого не загрожує (ні хакер, ні пожежа). При виникненні будь-якої потенційно небезпечної ситуації, я можу зателефонувати в техпідтримку і заблокувати свій акаунт.

Як проходило впровадження

Коли я зупинив свій вибір на програмі «Управління невеликою фірмою», став шукати компанію, яка б могла впровадити програмне рішення в моєму бізнесу. Бюджет був настільки невеликий, що вистачало тільки для роботи с програмістами-фрілансерами. Співпрацю з нормальною компанією ми тоді не могли собі дозволити.

В цей самий час до мене прийшов юрист, який нещодавно закінчив ВНЗ і не мав досвіду. Він попросив дати йому якусь роботу з мінімальною оплатою. Так ми з ним стали самостійно займатися впровадженням, тому що хороших спеціалістів по впровадженню ми так і не змогли знайти. Час від часу ми домовлялися про роботу з яким-небудь фрілансером. Тиснули руки, він обіцяв у вихідні приступити до роботи, а потім зникав або нічого не робив. Тому ми змушені були робити все самі.

Спочатку довго боялися – з чого почати? Потім відкрили програму і стали вивчати інструкцію. Це виявилося не так складно, як нам здавалося – все було логічно. Спочатку ми ввели товарні залишки, потім номенклатуру, потім стали впроваджувати планування для співробітників.

На це у нас пішло близько двох місяців. Якщо ми чогось не розуміли, то дзвонили в техпідтримку компанії, яка продала нам «УНФ» і просили допомогти. З програмою ми самі розібралися, але якісь речі все одно не змогли налаштувати.

Коли ми стали вчити співробітників роботі в програмі, то зрозуміли що вони не хотіли розбиратися в програмі і саботували перехід на нове рішення. До цього ми використовували CRM-систему. У ній було легко працювати: треба було просто ввести найменування товару. База «УНФ» трохи складніше, тому що вона відразу вимагає оформлення всіх документів.

Я багато часу витрачав на розмови з персоналом, пояснював, чому нам важливо використовувати «Управління невеликою фірмою», і показував, як в цій програмі все влаштовано. Добре, що тоді у нас було не так багато співробітників – всього кілька чоловік. Зараз я знаю, що необхідно писати докладні інструкції для персоналу. Так буде простіше і їм, і власнику.

Потім я пояснював франчайзі, що працювати в «УНФ» теж в його ж інтересах. Він буде бачити інформацію про гроші в своїй компанії і зможе планувати бізнес.

Які проблеми вдалося вирішити

Нам було важливо впровадити планування за один-два місяці. Я хотів розуміти, які витрати будуть у мене в цей час, щоб уникнути касових розривів. Адже нам по кожній угоді потрібно закупити той чи інший матеріал. Тепер дивишся платіжний календар і бачиш, які витрати будуть через тиждень, місяць і далі, які отримаєш доходи. Ця інформація допомагає контролювати бізнес. До цього у мене траплялися касові розриви, після повного впровадження такі проблеми зникли.

Ми створили в базі «1С:Підприємство» систему мотивації. Це щось типу віджета, який дозволяє менеджерам з продажу бачити свою зарплату. Вона розраховується відразу після завершення угод. Систему мотивації вбудували програмісти, не вносячи змін в базову версію продукту.

Коли ми стали використовувати «УНФ» в одному із філії, то до мене прийшло розуміння. У керівника має бути звіт в умовні три рядки, але тільки правильні три рядки. Для цього іноді необхідно виконати велику роботу і витратити на неї багато часу. Але це необхідно: від отриманої інформації може залежати прийняття абсолютно різних управлінських рішень.

Навіщо треба було «Впровадження 2.0»

У процесі роботи з програмою « УНФ» ми стали думати, як поліпшити ті або інші моменти в програмі. Наприклад, як правильно розподілити статті витрат або як правильно рахувати прибутки. Адже ми самі налаштовували все в програмі, тому дещо зробити не змогли.

Наприклад, ми так і не розібралися з обмеженням користувачів в правах. Грубо кажучи, брали на роботу нового менеджера і просили його не заходити до тих чи інших розділів в програмі. Були випадки, коли новачок випадково перейменовував угоду, а ми потім не могли знайти її в нашій базі. Зараз ми розмежували права, і таких помилок більше не виникало.

У нас не існувало стандартів для введення номенклатури. Тому було так, що спочатку одну і ту ж позицію ввели з однією назвою, а потім з іншою. Таким чином в базі з’являлася плутанина. Наприклад, спочатку менеджер ввів «Лілія дніпровські двері», а потім менеджер інший вводив – «Дніпровські двері Лілія». Що виходило? У звітах з продажу у нас замість однієї моделі двері фігурували дві різні. Це ускладнює, зокрема, визначення товарів, які найкраще продавались.

У минулому році ми знайшли одну компанію, яку найняли для «Впровадження 2.0». Нам потрібно було заново ввести всю номенклатуру, але вже без помилок, і вже потім перенести свою базу. Знайти хорошу компанію в нашому місті не вийшло, тому звернулися до компанії з другої області. Я стільки часу витратив на те, щоб знайти надійних виконавців тут, що в якийсь момент у мене вже руки опустилися. Спілкувався з великими компаніями, але вони довго думали над нашим технічним завданням.

Найважче в нашому ТЗ – введення номенклатури. Вона у нас складна. Наприклад, є дверне полотно «Лілія». У нього кілька розмірів, кольорів і варіантів використання скла. Асортимент дуже великий, і його складно ввести в базу. Тільки на це у нашого підрядника пішло 2 місяці.

Потім ми переносили базу. Вивантажували в таблицю Excel всіх наших постачальників. Я переглядав ці списки. Тих постачальників, з якими ми більше не працюємо, видаляли, у всіх перевіряли актуальність реквізитів. Потім те ж саме – з клієнтами. Видаляли з бази тих, у кого не було номера телефону, додавали по батькові, телефонуючи людей. У новій базі ми нещодавно починали працювати.

Тепер ми так налаштували права, що вносити в номенклатуру нові позиції може тільки один співробітник. Думаю, що це допоможе нам уникнути помилок і дублювання одних і тих же позицій з різними назвами.

«Впровадження 2.0» коштувало нам кругленьку суму. Але я вважаю що це інвестиція в розвиток свого бізнесу.

Зараз я налаштував все потрібні мені звіти в тому вигляді, в якому хочу їх бачити. Якщо, щось нове потрібно ввести в роботу моєї компанії, то спочатку я впроваджую це на в одній із філій, а потім масштабую це на франчайзі. Це дасть їм розуміння того, що відбувається з фінансами в їхніх компаніях. Вони зможуть набагато раніше приймати правильні управлінські рішення.

Бізнес – дуже важка праця, хто б там що не говорив. Я вважаю, що одна з причин, по якій молоді компанії закриваються в наступні 7 років після відкриття, пов’язана з втомою її власника. І вихід з цієї ситуації один – все систематизувати й автоматизувати. Інакше сама по собі компанія ефективно працювати не буде.

У даній статті ми зробимо короткий огляд програми Бухглатерія для України“.

В наш час важно уявити ведення бухгалтерського обліку, в якому необхідні господарські документи, бланки звітності і первинні форми заповнюються руками. Перед кожним керівником рано чи пізно виникає питання про впровадження програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку на його підприємстві.

І ось чому. На даний час бухгалтерських програм в чистому вигляді швидше за все не залишилося. Зазвичай бухгалтерський комплекс складається з наступних компонентів: план рахунків, журнал операцій, журналів ордерів, головної книги, звіти по рахунках, балансу, форм звітності, каси, банку. Сучасна бухгалтерська програма, як правило, доповнюється модулями: облік основних засобів, розрахунок заробітної плати і т.д .. При додаванні первинного документа в таку програму бухгалтерські проводки генерується автоматично.

Головне мета – документування діяльності

Основа всіх сучасних бухгалтерських програм – створення документообігу підприємства. Взаємодія з бухгалтерською програмою відбувається так. Бухгалтер вводить первинні документи. Результатом цього є господарські операції, що являти собою безліч проводок. Отже, головною метою автоматизації бухгалтерських завдань є автоматичне формування господарських операцій і зручний аналіз цієї інформації керівництвом і здача в державні органи.

“Бухгалтерія для України” – це найпопулярніша програма для ведення бухгалтерського обліку в Україні. Популярність цієї програми забезпечила потужна реклама, розгалужена дилерська мережа, низька ціна, а також грамотна технічна підтримка. Основні можливості укладаються в схему «проводки – головна книга – баланс». Базовий комплект конфігурації містить певний набір заповнених форм первинних документів. При необхідності їх можна переналаштувати, змінити зовнішній вигляд і алгоритм заповнення. В цілому рішення можна віднести до інструментальних систем для кваліфікованих бухгалтерів невеликого підприємства, оскільки вона вимагає певної настройки для подальшого використання. Хоча базові компоненти закриті для користувача (з метою забезпечення цілісності даних), функціональні зміни, розроблені на основі вбудованій макро розмітці, можливі для конфігурації. Це надає швидко і ефективно модифікувати конфігурацію і адаптувати під свої бізнес-процеси. Для цього потрібна робота кваліфікованих програмістів, які володіють вбудованою мовою середовища “1С:Підприємство 8“.

Висновок

Будь-яка програма, з якою працюють бухгалтера, потребує періодичного оновлення і технічної підтримки. Пов’язано це з постійними змінами в законодавстві. Весь документообіг повинен відповідати останнім змінам в законах. Використання сучасних програм відділами бухгалтерії дозволяють компаніям в реальному часі обробляти величезні масиви інформації. Це дозволить своєчасно здати звіти до податкових органів і уникнути штрафних санкцій з боку держави. Маючи можливість оперативно формувати звіти в реальному часі, керівники зможуть приймати більш зважені рішення

ІТ-галузь проникає у всі ніші традиційного бізнесу. CRM, веб-рішення, хмарні сервіси – ці терміни поступово стають відомими для малого та середнього бізнесу. І спорт, як одна з складових сучасного життя, не виняток.
Автоматизація фітнесу поступово впроваджується на ряду з іншими технологіями, роблячи сервіс для клієнтів більш комфортним.

Фітнес-індустрія в Україні

Якщо коротко про український фітнес, то це приблизно 2000 фітнес-клубів різного профілю по всій країні. Їх відвідують близько 1,8% населення. І з кожним роком ця цифра зростає. В розвинених країнах цей показник в декілька раз більший, так наприклад в Англії в зали ходить близько 16% населення, в Нью-Йорку – 37%.
Але не будемо забувати, що фітнес в Україні з’явився не так давно, і тому ці результати можна вважати доволі таки непоганими. Ринок активно розвивається, але щоб пришвидшити розвиток необхідно залучити 1,4 мільярда доларів інвестицій, для розвитку індустрії в невеликих містечках.

Фітнес-індустрія поступово дорослішає, і конкуренція меж фітнес-клубами стає більш жорсткою. Деякі клуби, для залучення нових клієнтів, впроваджують в сій бізнес ІТ-рішення.

На даний момент уже існують ряд рішення: від систем управління взаємовідносинами з клієнтом (CRM), в рамках яких збираються власні «контактні дані», до браслетів для входу/оплати і вбудованих чіпів в клубні рушники для запобігання злодійства.

Деякі експерти, пов’язують це ще і з тим, що бізнесмени зі сфери фітнес-послуг дозріли і усвідомлено підходять до питань автоматизації. Розуміння приходить завдяки активному професійному товариству. У фітнесі багато галузевих заходів, конференцій і форумів, де говорять не тільки про методики тренувань, але і про підходи до розвитку бізнесу, залучаючи нішеві сервіси та стартапи. Такі зустрічі стали ефективним майданчиком обміну досвідом і просування технологічних рішень.

Технології оновлюють бізнес-модель

Фітнес-клуби намагаються поліпшити свої відносини з клієнтом, зробити їх комфортнішими і довгостроковими за допомогою технологій. Довгий час індустрія трималась на продажах абонементів про запас і впевненості в тому, що 60% реалізованих карт так і не стануть служити за призначенням.

Сьогодні споживання фітнес-послуг стало більш усвідомленим, на “мертвих душах” НЕ розживешся. Фокус бізнесу зміщується на утримання клієнта, який уже одного разу користувався послугами фітнес-клубу. Експерти уже підрахували, що залучення одного нового відвідувача фітнес-клубам обходиться так само, як утримання п’яти вже наявних. Зараз на перший план виходить якість роботи з клієнтом: вчасно привітати, нагадати про продовження абонемента, розповісти про акцію. Коли в твоїй базі понад сто чоловік, всі ці завдання вже не здатні вміститися на листочках. Клуби намагаються делегувати ці завдання сервісам, які ведуть облік кожного проданого абонемента, відстежують термін його дії, нагадують про продовження і не дозволяють пропустити деталі.

Фітнес повинен бути доступнішим

Ще одне завдання, яке клуби вирішують за допомогою автоматизації – здешевлення абонемента. Це стосується клубів масового сегмента. Існує дисонанс – інтерес до послуги зростає, але водночас вона безпосередньо залежить від купівельної спроможності населення, яка в нашій країні останнім часом знижується.

Автоматизація дозволяє заощадити відразу на декількох пунктах. По-перше, скоротити число співробітників, перш за все, внаслідок зменшення зони ресепшн. Галузеві системи автоматизації легко налаштовуються під завдання клубу і беруть на себе більшу частину завдань адміністратора – ліквідують потребу у вхідних дзвінках, контроль входу / виходу з клубу, оформлення та продовження абонементів. «Коли людина вперше потрапляє до нас в клуб, – розповідає Олег Матросов, керівник одного із проектів мережі фітнес-клубів, – дані по нього заносять в нашу клубну систему, йому продається картка, робиться фотографія, знімається відбиток пальця, на телефон встановлюється мобільний додаток. Далі клієнт, за бажанням займатися в тренажерному залі, приходить сюди відповідно до купленого абонементу, прикладає палець до датчика, потрапляє в клуб, вибирає будь-яку зручну шафу, яка йому подобається, йде в зал. Якщо мова йде про відвідування групових занять, то людина відкриває мобільний додаток, дивиться розклад, наявність вільних місць, записується, система контролю автоматично фіксує явку або неявку на заняття. Через смартфон йому продовжується або заморожується карта». Така організація роботи скоротила кількість адміністраторів в зміні з трьох до однієї людини.

По-друге, автоматизація дозволяє економити на додаткові сервіси. В першу чергу на SMS і email-розсилках. SMS-розсилки можна здійснювати за допомогою клубної системи, а контакт з наявними клієнтами підтримувати через повідомлення, які доступні в мобільному додатку.

Мобайл для фітнесу

Смартфон для багатьох бізнесів перетворився в інструмент спілкування з клієнтом, але в фітнесі до цього додаються особлива специфіка. Google Play і App store за першим запитом «фітнес» видадуть багато додатків, що пропонують самостійні тренування, які вважають кроки, калорії і складових меню на кожен день.

Тепер клубам потрібно боротися за клієнта ще і з мобільними конкурентами, доводячи свою компетентність. У цьому контексті модель взаємодії фітнес-центру і клієнта через смартфон виглядає дуже гармонійно. «Через мобільний додаток, інтегроване з системою автоматизації, можна налаштувати всі основні параметри взаємодії, – пояснює Руслан Микитюк. – У своєму смартфоні клієнт може записуватися на тренування, отримувати інформацію по карті (залишок днів заморозки, тривалість дії), може відстежувати завантаженість клубів, залишати відгуки про конкретного тренера, свої побажання по роботі тренера. У цьому, до речі, клуби знаходять великий плюс, оскільки вся негативна інформація залишається всередині системи, доходить до менеджера. Таким чином можна зменшити кількість невдоволених клієнтів, і зберегти репутацію для широкої публіки.

Завдяки мобільним додаткам, взаємодій з клієнтами зведені до push-повідомлень і через особистий кабінет. Клієнт може спостерігати в режимі реального часу завантаженість клубу. Система постійно веде звіт, скільки обертів зробив турнікет, що знаходиться на вході в клуб. В особистому кабінеті видно вся інформація по карті: коли вона закінчується, що в неї включено, скільки днів заморозки залишилося. Заморозити або продовжити карту можна також в мобільному додатку.

ІТ єдиним

Фітнес-клуби, як правило, прагнуть до масштабування і створення мережі філій. При такій бізнес-моделі важливо централізоване управління, єдині бази даних і якісна аналітика.

Комплексні системи автоматизації відстежують всі дії, починаючи від першого контакту з клієнтом і закінчуючи кількістю проданої продукції в фітнес-барі, формуючи в графіки. В Фітнес-індустрії безліч параметрів – доходи і витрати, нарахування заробітної плати, завантаження зон клубу, кількість проданих абонементів і т.д.

Серед таких систем можна відзначити рішення Фітнес Клуб

Використовуючи сучасні рішення які мають SaaS версією, можна отримувати доступ до бази даних 24 години на добу, 7 днів на тиждень. Зайти в базу і зробити аналітику можна з будь-якого комп’ютера через будь-який браузер.

Маючи детальну статистику по кожному аспекту діяльності, менеджери вирішують нагальні для такого бізнесу завдання, як наприклад, контроль продажів. Системи автоматизації здатні закрити найбільш вразливі місця в алгоритмі укладення угоди – виключити можливість продажу карти заднім числом, несанкціоновані проходи в клуби за простроченою картою або по карті одного.

Автоматизація фітнесу робить більш прозорою ефективність співробітників клубу. Стає ясно, наприклад, скільки людина приходить до кожного тренеру на пробні заняття і скільки після цього купують абонемент.

Технологічні тренування

Чи дійде рівень автоматизації фітнес-клубів до нейтралізації роботи тренерів – питання неоднозначне. У Великобританії є приклад – Gym Group, де відмовилися від послуг тренерів, пропонуючи клубні ІТ-системи для складання індивідуальних програм. І все-таки поки це виняток. Перш за все тренер – це живий контроль, постановка техніки і харизма.

Але ІТ-помічники для них є і в Україні. Мова, перш за все, про браслети-трекери, які відстежують фізичний стан і індивідуальні особливості людини. Технологія виглядає корисною, але на ділі ставить перед клубами нові завдання: обробляти, зберігати і використовувати дані про фізичний стан і поведінку організму своїх клієнтів для того, щоб видати їм більш якісну послугу. І поки питання зберігання і накопичення не будуть ефективними вирішені, ці технології будуть обмеженими в застосовувані.

Це не межа

Автоматизація фітнесу триватиме, а кожен фітнес-клуб буде намагатися ставати досконалішим. По-перше, для застосування ІТ-рішень тут багато простору, вважає Максим Боровиков: «Оптимізація та автоматизація може бути використана практично повсюдно – від браслетів з доступом до шафок до глибинної аналітики фізичного стану людини – потенціал тут дуже високий». По-друге, за рахунок активності професійного співтовариства і динамічності ринку в цілому. По-третє, комплексні системи автоматизації стають доступними настільки, що їх може дозволити собі невелика студія на етапі запуску. Розробники переносять свої продукти в хмари і пропонують ПО вже як сервіс, користуватися яким можна, сплачуючи щомісяця по потрібному тарифу.