Автоматизація обліку товарно-матеріальних цінностей

Динаміка ринку підштовхує бізнес трансформувати підходи до контролю матеріальних активів. Зростання об'ємів операцій та посилення вимог до швидкості прийняття рішень перетворюють автоматизацію обліку товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) з опції на необхідність. Розглянемо інструментарій та методологію цифровізації обліку ТМЦ у контексті вимог національних положень стандартів бухгалтерського обліку України.

Нормативно-правова база обліку ТМЦ

Облік товарів, матеріалів і готової продукції реалізується згідно з П(С)БО 9 "Запаси" та методичними вказівками з його застосування. Цей стандарт регламентує підходи до обліку та оцінки запасів підприємства, забезпечуючи прозорість фінансової звітності та відповідність міжнародним принципам.

Методи оцінки ТМЦ при вибутті

Автоматизовані системи обліку підтримують такі способи оцінки матеріально-виробничих запасів під час їхнього вибуття:

• За середньою собівартістю - метод, при якому вартість кожної одиниці визначається як середньозважене значення від вартості наявних на початок періоду одиниць та вартості придбаних протягом періоду.
• За собівартістю перших за часом придбання (метод ФІФО) - метод, що базується на припущенні, що запаси використовуються у тій послідовності, в якій вони надходили на підприємство, тобто запаси, придбані першими, вибувають також першими.
• За ціною продажу із застосуванням середнього відсотка націнки — метод, що застосовується переважно в роздрібній торгівлі, де товари оцінюються за цінами продажу з подальшим вирахуванням торгової націнки.

Переваги автоматизації обліку ТМЦ

Точність і швидкість обліку

Автоматизовані системи мінімізують людський фактор, забезпечуючи точний облік всіх операцій з ТМЦ. Розрахунки собівартості відповідно до обраного методу виконуються автоматично, що зменшує ймовірність помилок.

Партіонний облік

Для ефективного застосування методу ФІФО на рахунках обліку матеріально-виробничих запасів ведеться партіонний облік. Автоматизовані системи відстежують кожну партію товарів окремо, що дозволяє точно визначати собівартість вибуття.

Гнучкість налаштувань

Сучасні системи дозволяють застосовувати різні способи оцінки незалежно для кожної організації в межах холдингу чи для різних груп товарів в одній організації, що забезпечує оптимальне управління запасами.

Інтеграція з іншими системами

Автоматизований облік ТМЦ може бути інтегрований з іншими бізнес-процесами: закупівлями, продажами, виробництвом, складським обліком, що дозволяє отримати цілісну картину руху матеріальних цінностей.

Функціональні можливості автоматизованих систем обліку ТМЦ

Документальне оформлення операцій

Системи забезпечують формування всіх необхідних документів для оприбуткування, переміщення та списання ТМЦ. Кожна операція супроводжується відповідними електронними документами, які зберігаються в єдиній базі даних.

Аналітичний облік

Автоматизовані системи дозволяють вести аналітичний облік в розрізі номенклатури, складів, матеріально-відповідальних осіб, проєктів тощо. Це дає можливість отримувати деталізовану інформацію про наявність та рух ТМЦ.

Інвентаризація

Системи спрощують процес інвентаризації, забезпечуючи порівняння фактичних залишків з обліковими даними. Використання технологій штрих-кодування та RFID-міток підвищує швидкість та точність проведення інвентаризації.

Контроль залишків та оборотів

Автоматизовані системи забезпечують постійний моніторинг залишків ТМЦ, що дозволяє своєчасно виявляти надлишки або дефіцит запасів. Також відслідковуються обороти за певні періоди для аналізу ефективності використання ресурсів.

Формування звітності

Системи автоматично формують регламентовану звітність відповідно до П(С)БО 9, а також управлінські звіти для аналізу ефективності використання запасів.

Етапи впровадження автоматизованої системи обліку ТМЦ

• Аналіз поточних бізнес-процесів - визначення особливостей руху ТМЦ на підприємстві та вимог до автоматизованої системи.
• Вибір програмного забезпечення - оцінка наявних на ринку рішень та вибір найбільш відповідного потребам підприємства.
• Налаштування системи - конфігурація системи відповідно до специфіки підприємства, встановлення методів оцінки ТМЦ.
• Міграція даних - перенесення інформації про наявні ТМЦ з попередніх систем обліку.
• Навчання персоналу - проведення тренінгів для співробітників, які будуть працювати з системою.
• Тестування та запуск - перевірка роботи системи на реальних даних та поступовий перехід до повноцінної експлуатації.

Автоматизація обліку товарно-матеріальних цінностей є необхідною умовою для ефективного управління запасами на сучасному підприємстві. Вона дозволяє забезпечити точність обліку, відповідність нормативним вимогам та оптимізувати управління запасами. Вибір методу оцінки ТМЦ при вибутті (середня собівартість, ФІФО, ціна продажу з середнім відсотком націнки) залежить від специфіки діяльності підприємства та може бути реалізований в автоматизованій системі відповідно до вимог П(С)БО 9 "Запаси".
Впровадження автоматизованої системи обліку ТМЦ - це інвестиція в ефективність управління ресурсами підприємства, яка забезпечує прозорість обліку, мінімізацію витрат та підвищення конкурентоспроможності бізнесу.

Якщо у вас виникла потреба у автоматизації обліку ТМЦ, наші фахівці готові надати безкоштовну консультацію та впровадити професійне програмне рішення в найкоротші терміни. Маючи більше ніж 20 років досвіду в автоматизації бізнесу, команда Софтінформ впровадила подібні рішення уже більше ніж для 500 різних типів бізнесу. Залишайте заявку за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або у формі під дописом і ми швидко реалізуємо вашу задачу.