Самостійне впровадження ERP системи. "Підводні камені" та як їх уникнути

Прийняття рішення про впровадження ERP системи в компанії, є достатьо важливим, але не менш важливим є процес її впровадження. Саме від цього буде залежати ефективність процесу автоматизації та в цілому роботи бізнесу. 

Існує 2 шляхи вирішення даної задачі.

Перший - це звернутися до професіоналів, які виконають дану роботу "під ключ" та нададуть послуги із подальшого супроводу. В такому випадку основною задачею компанії підібрати "правильного" підрядника та максимально ефективно співпрацювати з ним щодо бізнес-процесів та надання необхідної для впровадження інформації.

Другий - це спробувати впровадити ERP систему самостійно.

Другий шлях може бути на перший погляд менши витратним, щодо коштів, однак, самостійне впровадження ERP системи може бути складним і ризикованим процесом.

У цій статті ми розглянемо основні підводні камені, з якими може зіткнутися бізнес, що вирішив самостійно впровадити ERP систему, та надамо поради, як їх уникнути.

Недостатня підготовка та планування

Одним з найбільших підводних каменів є недостатня підготовка та планування. Впровадження ERP системи вимагає ретельного аналізу поточних бізнес-процесів, визначення цілей та завдань, а також розробки детального плану дій.

Як уникнути:

Проведіть детальний аналіз поточних процесів. Визначте, які процеси потребують оптимізації та як ERP система може їх покращити.
Розробіть детальний план впровадження. Включіть у план всі етапи впровадження, від вибору системи до навчання співробітників. Наприклад, створіть календарний план з конкретними датами та відповідальними особами.
Визначте ключові показники ефективності (KPI). Це допоможе вам оцінити успіх впровадження та виявити проблемні місця. Наприклад, визначте показники, такі як час виконання замовлень, точність інвентаризації тощо.

Неправильний вибір ERP системи

Неправильний вибір ERP системи може призвести до значних витрат часу та ресурсів, а також до неефективності в роботі.

Як уникнути:

Вивчіть ринок. Ознайомтеся з різними ERP системами та їх можливостями. Наприклад, вивчіть відгуки користувачів та аналітичні звіти.
Проведіть пілотне тестування. Перед остаточним вибором системи проведіть пілотне тестування, щоб переконатися, що вона відповідає вашим вимогам. Наприклад, тестуйте систему на невеликій групі співробітників або на окремому відділі.
Зверніться до консультантів. Проконсультуйтеся з експертами, які мають досвід впровадження ERP систем. Наприклад, запросіть консультантів для проведення аудиту та розробки рекомендацій.

Недостатня підтримка з боку керівництва

Відсутність підтримки з боку керівництва може значно ускладнити процес впровадження та знизити мотивацію співробітників.

Як уникнути:

Залучіть керівництво до процесу. Поясніть керівництву переваги впровадження ERP системи та її вплив на бізнес. Наприклад, проведіть презентації та обговорення з керівництвом.
Створіть робочу групу. Включіть до неї представників керівництва та ключових співробітників. Наприклад, призначте відповідальних за кожний етап впровадження.
Проведіть регулярні зустрічі. Обговорюйте прогрес та вирішуйте виниклі проблеми. Наприклад, організуйте щотижневі зустрічі для обговорення прогресу та вирішення проблем.

Недостатня навчання та підготовка співробітників

Недостатня навчання та підготовка співробітників може призвести до помилок та зниження продуктивності.

Як уникнути:

Розробіть програму навчання. Включіть у неї всі аспекти роботи з ERP системою. Наприклад, створіть навчальні матеріали та відео-інструкції.
Проведіть тренінги. Організуйте тренінги для всіх співробітників, які будуть працювати з системою. Наприклад, проведіть тренінги у форматі вебінарів або очних занять.
Надайте доступ до документації. Забезпечте співробітників доступом до підручників та інструкцій. Наприклад, створіть онлайн-бібліотеку з документацією та часто задаваними питаннями.

Недостатня інтеграція з існуючими системами

Недостатня інтеграція з існуючими системами може призвести до дублювання даних та зниження ефективності.

Як уникнути:

Проведіть аудит існуючих систем. Визначте, які системи потрібно інтегрувати з ERP. Наприклад, складіть перелік всіх існуючих систем та їх функцій.
Розробіть план інтеграції. Включіть у план всі необхідні кроки для інтеграції. Наприклад, визначте послідовність інтеграції та відповідальних осіб.
Протестуйте інтеграцію. Перед запуском системи проведіть тестування інтеграції, щоб виявити та виправити помилки. Наприклад, проведіть тестування на тестовій базі даних.

Недостатня підтримка та обслуговування

Недостатня підтримка та обслуговування ERP системи може призвести до зупинок у роботі та зниження продуктивності.

Як уникнути:

Виберіть надійного постачальника. Оберіть постачальника, який надає якісну підтримку та обслуговування. Наприклад, вивчіть відгуки про постачальника та його досвід.
Підпишіться на технічну підтримку. Забезпечте постійну технічну підтримку для вирішення виниклих проблем. Наприклад, укладіть договір на технічну підтримку з постачальником.
Регулярно оновлюйте систему. Встановлюйте оновлення та патчі, щоб забезпечити безпеку та стабільність системи. Наприклад, встановіть автоматичні оновлення або призначте відповідального за оновлення системи.

Не поспішайте одразу працювати в реальній базі в реальному часі

Поспішний перехід до роботи в реальній базі даних може призвести до помилок та зниження ефективності.

Як уникнути:

Використовуйте тестову базу даних. Перед запуском системи в реальному часі проведіть тестування на тестовій базі даних. Наприклад, створіть копію реальної бази даних та проведіть тестування на ній.
Проведіть паралельне тестування. Проведіть паралельне тестування нової системи разом з існуючою системою. Наприклад, порівнюйте результати роботи нової системи з результатами існуючої системи.
Проведіть пілотне впровадження. Проведіть пілотне впровадження системи на невеликій групі співробітників або на окремому відділі. Наприклад, впровадьте систему на одному відділі та проаналізуйте результати.

Самостійне впровадження ERP системи може бути складним, але з ретельним плануванням та підготовкою можна уникнути багатьох підводних каменів. Використовуйте наведені поради, щоб забезпечити успішне впровадження та отримати максимальну віддачу від вашої нової ERP системи, або зверніться до наших спеціалістів за фаховою консультацією.