Самостоятельное внедрение ERP системы. «Подводные камни» и как их избежать

Принятие решения о внедрении ERP системи в компанії, является достаточно важным, но не менее важным является процесс ее внедрения. Именно от этого будет зависеть эффективность процесса автоматизации и в целом работы бизнеса.

Существует 2 пути решения данной задачи.

Первый - это обратиться к профессионалам, которые выполнят данную работу «под ключ» и предоставят услуги по дальнейшему сопровождению. В таком случае основной задачей компании подобрать «правильного» подрядчика и максимально эффективно сотрудничать с ним по бизнес-процессам и предоставлению необходимой для внедрения информации.

Второй - это попробовать внедрить ERP систему самостоятельно.

Второй путь может быть на первый взгляд менее затратным, в отношении средств, однако, самостоятельное внедрение ERP системы может быть сложным и рискованным процессом.

В этой статье мы рассмотрим основные подводные камни, с которыми может столкнуться бизнес, решивший самостоятельно внедрить ERP систему, и дадим советы, как их избежать.

Недостаточная подготовка и планирование

Одним из самых больших подводных камней является недостаточная подготовка и планирование. Внедрение ERP системы требует тщательного анализа текущих бизнес-процессов, определения целей и задач, а также разработки детального плана действий.

Как избежать:

Проведите детальный анализ текущих процессов. Определите, какие процессы нуждаются в оптимизации и как ERP система может их улучшить.
Разработайте детальный план внедрения. Включите в план все этапы внедрения, от выбора системы до обучения сотрудников. Например, создайте календарный план с конкретными датами и ответственными лицами.
Определите ключевые показатели эффективности (KPI). Это поможет вам оценить успех внедрения и выявить проблемные места. Например, определите показатели, такие как время выполнения заказов, точность инвентаризации и т. д.

Неправильный выбор ERP системы

Неправильный выбор ERP системы может привести к значительным затратам времени и ресурсов, а также к неэффективности в работе.

Как избежать:

Изучите рынок. Ознакомьтесь с различными ERP системами и их возможностями. Например, изучите отзывы пользователей и аналитические отчеты.
Проведите пилотное тестирование. Перед окончательным выбором системы проведите пилотное тестирование, чтобы убедиться, что она соответствует вашим требованиям. Например, тестируйте систему на небольшой группе сотрудников или на отдельном отделе.
Обратитесь к консультантам. Проконсультируйтесь с экспертами, которые имеют опыт внедрения ERP систем. Например, пригласите консультантов для проведения аудита и разработки рекомендаций.

Недостаточная поддержка со стороны руководства

Отсутствие поддержки со стороны руководства может значительно усложнить процесс внедрения и снизить мотивацию сотрудников.

Как избежать:

Вовлеките руководство в процесс. Объясните руководству преимущества внедрения ERP системы и ее влияние на бизнес. Например, проведите презентации и обсуждения с руководством.
Создайте рабочую группу. Включите в нее представителей руководства и ключевых сотрудников. Например, назначьте ответственных за каждый этап внедрения.
Проведите регулярные встречи. Обсуждайте прогресс и решайте возникшие проблемы. Например, организуйте еженедельные встречи для обсуждения прогресса и решения проблем.

Недостаточное обучение и подготовка сотрудников

Недостаточное обучение и подготовка сотрудников может привести к ошибкам и снижению производительности.

Как избежать:

Разработайте программу обучения. Включите в нее все аспекты работы с ERP системой. Например, создайте обучающие материалы и видео-инструкции.
Проведите тренинги. Организуйте тренинги для всех сотрудников, которые будут работать с системой. Например, проведите тренинги в формате вебинаров или очных занятий.
Предоставьте доступ к документации. Обеспечьте сотрудников доступом к учебникам и инструкциям. Например, создайте онлайн-библиотеку с документацией и часто задаваемыми вопросами.

Недостаточная интеграция с существующими системами

Недостаточная интеграция с существующими системами может привести к дублированию данных и снижению эффективности.

Как избежать:

Проведите аудит существующих систем. Определите, какие системы нужно интегрировать с ERP. Например, составьте перечень всех существующих систем и их функций.
Разработайте план интеграции. Включите в план все необходимые шаги для интеграции. Например, определите последовательность интеграции и ответственных лиц.
Протестируйте интеграцию. Перед запуском системы проведите тестирование интеграции, чтобы выявить и исправить ошибки. Например, проведите тестирование на тестовой базе данных.

Недостаточная поддержка и обслуживание

Недостаточная поддержка и обслуживание ERP системы может привести к остановкам в работе и снижению производительности.

Как избежать:

Выберите надежного поставщика. Выберите поставщика, который предоставляет качественную поддержку и обслуживание. Например, изучите отзывы о поставщике и его опыт.
Подпишитесь на техническую поддержку. Обеспечьте постоянную техническую поддержку для решения возникших проблем. Например, заключите договор на техническую поддержку с поставщиком.
Регулярно обновляйте систему. Устанавливайте обновления и патчи, чтобы обеспечить безопасность и стабильность системы. Например, установите автоматические обновления или назначьте ответственного за обновление системы.

Не спешите сразу работать в реальной базе в реальном времени

Поспешный переход к работе в реальной базе данных может привести к ошибкам и снижению эффективности.

Как избежать:

Используйте тестовую базу данных. Перед запуском системы в реальном времени проведите тестирование на тестовой базе данных. Например, создайте копию реальной базы данных и проведите тестирование на ней.
Проведите параллельное тестирование. Проведите параллельное тестирование новой системы вместе с существующей системой. Например, сравнивайте результаты работы новой системы с результатами существующей системы.
Проведите пилотное внедрение. Проведите пилотное внедрение системы на небольшой группе сотрудников или на отдельном отделе. Например, внедрите систему на одном отделе и проанализируйте результаты.

Самостоятельное внедрение ERP системы может быть сложным, но с тщательным планированием и подготовкой можно избежать многих подводных камней. Используйте приведенные советы, чтобы обеспечить успешное внедрение и получить максимальную отдачу от вашей новой ERP системы, или обратитесь к нашим специалистам за профессиональной консультацией.