Оптимізація документообігу

Оптимізувація документообігу пропонується багатьма компаніями, а от переваги переходу на електронний документообіг можуть розповісти не всі. Ми пропонуємо більш детально розібратися з цим питанням, щоб зрозуміти потрібно Вам оптимізувація документообігу чи ні.

Переваги переходу на систему електронного документообігу (СЕД)

Питання тих, хто розглядає будь-яку систему електронного документообігу:
У чому її переваги? Що вона дає? А головне, чи варто витрачених на неї грошей?

Щоб прийняти рішення про необхідність впровадження системи документообігу, потрібно відповісти на питання:

• Окуплять переваги електронного діловодства витрати на проект?
• Чи візьмуть верх переваги переходу на електронний документообіг над його можливими недоліками?

Втрати в сучасному виробництві на 80-85% залежать від якості системи управління і тільки 15-20% від безпосередніх виконавців.

На відміну від більшості корпоративних IT-систем, ефект від впровадження СЕД очевидний. Ви отримуєте:

• скорочення витрат і економію ресурсів за багатьма позиціями;
• довгостроковий стратегічний ефект – вдосконалення системи управління, бізнес-процесів, а в результаті – істотну позитивну динаміку в характеристиках ефективності діяльності організації.

Тактичні переваги СЕД: економимо гроші і ресурси

Оптимізувація документообігу дозволяє заощадити кошти і ресурси за рахунок:

• вивільнення простору офісу, необхідного для збереження паперових документів;
• зменшення витрат на копіювання – папір, копіювальну техніку, витратні матеріали;

компаній із списку Fortune 500 вважають, що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їх бізнесу

• скорочення витрат на доставку паперових документів;
• економії робочого часу співробітників на операції з документами, як наслідок – вивільнення часу на продуктивну діяльність.

Відповідно до результатів дослідження, проведеного компанією Siemens Business Services and IT Solutions, сумарне середній час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів – від 30 до 60%. За підсумками аналізу реальних проектів по впровадженню систем електронного документообігу визначено такі переваги автоматизації документообігу:

Понад 60% загальний середній час, заощаджений СЕД 20% – пошук і очікування надходження документів; 20% – погодження та затвердження документів; 10% – передача документів між підрозділами; 10% – підготовка стандартних звітів про рух документів.

• після впровадження СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж вартість зберігання паперових архівів.

Стратегічні переваги електронного документообігу: підвищення якості управління та оптимізація бізнес-процесів

До стратегічних переваг впровадження СЕД, що впливає на ефективність діяльності організації і пов’язаним з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах, можна віднести:
Підвищення якості роботи з інформацією за рахунок:

• збереження та накопичення корпоративної інформації, створення єдиного інформаційного простору з доступом віддалених підрозділів і філій;
• збільшення швидкості обробки інформації і прозорості інформаційних потоків;
  підвищення рівня інформаційної безпеки.

Збільшення ефективності роботи компанії за рахунок:

• поліпшення виконавської дисципліни;
• підвищення якості управлінських рішень (за рахунок використання актуальних даних);
• впровадження ефективних механізмів спільної роботи;
• гнучкого управління людськими ресурсами.

З цих переваг можно визначити ефективність роботи всієї організації:

• Зменшуються витрати.
• Підвищується якість обслуговування замовників, а значить, і підвищується їх лояльність.
• Як наслідок, підвищується задоволеність клієнтів.
• Збільшується швидкість реагування на запит.
• Можливість контролювати всі відбуваються бізнес-процеси в режимі реального часу.
• Забезпечується краща керованість – можна планувати і контролювати виконання планів і швидше реагувати на зміни зовнішнього середовища.
• Збільшується швидкість поширення інформації по компанії. У великих компаніях з величезним обсягом документообігу навіть невеликі затримки в переміщенні документів, помножені на щільність їх потоку, дуже істотні.
• Зміна корпоративної культури – впровадження СЕД призводить до створення більш ефективних ділових комунікацій між структурними підрозділами організації і всередині самих підрозділів.
• Поліпшення морального клімату і рівня задоволеності співробітників своєю працею.
• Більш швидке і якісне прийняття рішень.
• Забезпечення відповідності з існуючими правилами і законами.
• Підвищення привабливості для інвестицій.
• Полегшення впровадження системи управління якістю.
• і багато іншого.

Ефективність впровадження систем ЕОС для різних категорій користувачів організації:

• Керівникам. Оперативно приймати рішення за документами і надає ефективні засоби контролю їх виконання.
• Посадовим особам (виконавцям). Надання «віртуального робочого місця», на якому є прості і зручні засоби для роботи з діловими документами необмеженого числа користувачів.
• Службі документаційного забезпечення. Професійне рішення для ведення як традиційного, так і електронного документообігу.
• Помічникам керівників і секретарям-референтам. Підтримка якісного інформаційного та документаційного забезпечення керівництва.
• ІТ-фахівців. Гнучкі механізми настройки і адміністрування системи, можливості інтеграції з будь-якими бізнес-додатками.

Хочете дізнатися більше про використання СЕД для підвищення ефективності вашого бізнесу? Замовте презентацію системи у себе в офісі!