Ми допомогаємо нашим клієнтам

Оптимізувація документообігу

Оптимізувація документообігу пропонується багатьма компаніями, а от переваги переходу на електронний документообіг можуть розповісти не всі. Ми пропонуємо більш детально розібратися з цим питанням, щоб зрозуміти потрібно Вам оптимізувація документообігу чи ні.

Переваги переходу на систему електронного документообігу (СЕД)

Питання тих, хто розглядає будь-яку систему електронного документообігу:
У чому її переваги? Що вона дає? А головне, чи варто витрачених на неї грошей?

Щоб прийняти рішення про необхідність впровадження системи документообігу, потрібно відповісти на питання:

  • Окуплять переваги електронного діловодства витрати на проект?
  • Чи візьмуть верх переваги переходу на електронний документообіг над його можливими недоліками?

Втрати в сучасному виробництві на 80-85% залежать від якості системи управління і тільки 15-20% від безпосередніх виконавців.

 

На відміну від більшості корпоративних IT-систем, ефект від впровадження СЕД очевидний. Ви отримуєте:

  • скорочення витрат і економію ресурсів за багатьма позиціями;
  • довгостроковий стратегічний ефект – вдосконалення системи управління, бізнес-процесів, а в результаті – істотну позитивну динаміку в характеристиках ефективності діяльності організації.

Тактичні переваги СЕД: економимо гроші і ресурси

Оптимізувація документообігу дозволяє заощадити кошти і ресурси за рахунок:

  • вивільнення простору офісу, необхідного для збереження паперових документів;
  • зменшення витрат на копіювання – папір, копіювальну техніку, витратні матеріали;
 

компаній із списку Fortune 500 вважають, що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їх бізнесу 

  • скорочення витрат на доставку паперових документів;
  • економії робочого часу співробітників на операції з документами, як наслідок – вивільнення часу на продуктивну діяльність.

Відповідно до результатів дослідження, проведеного компанією Siemens Business Services and IT Solutions, сумарне середній час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів – від 30 до 60%. За підсумками аналізу реальних проектів по впровадженню систем електронного документообігу визначено такі переваги автоматизації документообігу:

Понад 60% загальний середній час, заощаджений СЕД

20% – пошук і очікування надходження документів;
20% – погодження та затвердження документів;
10% – передача документів між підрозділами;
10% – підготовка стандартних звітів про рух документів.

  • після впровадження СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
  • вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж вартість зберігання паперових архівів.
Операція Час для паперового документу Час для електронного документа
з урахуванням часу очікування прийняття рішення
 Доставка вхідного документа співробітнику  5 годин  3 хвилини
 Доставка вхідного документа кінцевому виконавцю  15 годин  4 години
 Доставка службової записки від виконавця до кінцевого виконавця  16 годин  5 годин
Ознайомлення з документами 20 годин 1,5 години
Випуск організаційно-розпорядчих документів 27 годин 6 годин
Узгодження вихідного документа 17 годин 8 годин

 

Стратегічні переваги електронного документообігу: підвищення якості управління та оптимізація бізнес-процесів

До стратегічних переваг впровадження СЕД, що впливає на ефективність діяльності організації і пов’язаним з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах, можна віднести:
Підвищення якості роботи з інформацією за рахунок:

  • збереження та накопичення корпоративної інформації, створення єдиного інформаційного простору з доступом віддалених підрозділів і філій;
  • збільшення швидкості обробки інформації і прозорості інформаційних потоків;
    підвищення рівня інформаційної безпеки.

Збільшення ефективності роботи компанії за рахунок:

  • поліпшення виконавської дисципліни;
  • підвищення якості управлінських рішень (за рахунок використання актуальних даних);
  • впровадження ефективних механізмів спільної роботи;
  • гнучкого управління людськими ресурсами.

З цих переваг можно визначити ефективність роботи всієї організації:

  • Зменшуються витрати.
  • Підвищується якість обслуговування замовників, а значить, і підвищується їх лояльність.
  • Як наслідок, підвищується задоволеність клієнтів.
  • Збільшується швидкість реагування на запит.
  • Можливість контролювати всі відбуваються бізнес-процеси в режимі реального часу.
  • Забезпечується краща керованість – можна планувати і контролювати виконання планів і швидше реагувати на зміни зовнішнього середовища.
  • Збільшується швидкість поширення інформації по компанії. У великих компаніях з величезним обсягом документообігу навіть невеликі затримки в переміщенні документів, помножені на щільність їх потоку, дуже істотні.
  • Зміна корпоративної культури – впровадження СЕД призводить до створення більш ефективних ділових комунікацій між структурними підрозділами організації і всередині самих підрозділів.
  • Поліпшення морального клімату і рівня задоволеності співробітників своєю працею.
  • Більш швидке і якісне прийняття рішень.
  • Забезпечення відповідності з існуючими правилами і законами.
  • Підвищення привабливості для інвестицій.
  • Полегшення впровадження системи управління якістю.
  • і багато іншого.

Ефективність впровадження систем ЕОС для різних категорій користувачів організації:

  • Керівникам. Оперативно приймати рішення за документами і надає ефективні засоби контролю їх виконання.
  • Посадовим особам (виконавцям). Надання «віртуального робочого місця», на якому є прості і зручні засоби для роботи з діловими документами необмеженого числа користувачів.
  • Службі документаційного забезпечення. Професійне рішення для ведення як традиційного, так і електронного документообігу.
  • Помічникам керівників і секретарям-референтам. Підтримка якісного інформаційного та документаційного забезпечення керівництва.
  • ІТ-фахівців. Гнучкі механізми настройки і адміністрування системи, можливості інтеграції з будь-якими бізнес-додатками.

Хочете дізнатися більше про використання СЕД для підвищення ефективності вашого бізнесу? Замовте презентацію системи у себе в офісі!

замовити продукт
Потрібна консультація спеціаліста?
Зв'яжіться з нашим менеджером. Він докладно відповість на всі Ваші запитання.
Отримати консультацію
Дякуємо за звернення!
Ми звяжемось з Вами найближчим часом.
Дякуємо за звернення!
Ми звяжемось з Вами найближчим часом.